Informativa sulla privacy

Tabella dei contenuti

1. Panoramica
2. Cosa sono i dati personali e il loro trattamento?
3. Chi è il Titolare del Trattamento dei tuoi Dati Personali?
4. Gli Scopi: l’Uso dei Dati Personali da parte del Gruppo
5. Quali Dati Personali il Gruppo Raccoglie da Te?
6. La Base Legale: Su quali Fondamenti il Gruppo Tratta i tuoi Dati Personali?
7. La Fonte dei Dati Personali: Da Dove Provengono i tuoi Dati Personali?
8. La Condivisione dei Dati Personali da parte del Gruppo: Chi Può Accedere ai tuoi Dati Personali?
9. Posizione dei Dati Personali: Dove Possono Essere Trasferiti i tuoi Dati Personali?
10. Sicurezza dei Dati: Come Protegge il Gruppo i tuoi Dati Personali?
11. Il Periodo di Conservazione: Per Quanto Tempo il Gruppo Conserverà i tuoi Dati Personali?
12. I tuoi Diritti sui tuoi Dati Personali
13. Contatti / Domande sulla Privacy

Panoramica

Qual é lo scopo di questa Informativa sulla Privacy ?

Il Gruppo SIENNA si impegna a tutelare la privacy e la protezione dei dati personali delle persone i cui dati vengono raccolti ed elaborati da Sienna Investment Managers, ovvero i visitatori del sito web, i richiedenti, i fornitori di servizi, i subappaltatori, i clienti o i potenziali clienti, gli azionisti, i co-investitori, i dirigenti di società in cui Sienna Investment Managers o una società del gruppo sta valutando di acquisire una partecipazione, ad eccezione dei propri dipendenti e consulenti.

Ai fini della presente informativa, per “Gruppo” si intende Sienna Investment Managers SA e/o una qualsiasi delle sue controllate o affiliate che trattano dati personali in qualità di Titolare del trattamento (come definito nella successiva Sezione 3), indipendentemente dalla loro ubicazione.

Nell’ambito delle sue attività, il Gruppo tratta i dati personali relativi alle persone fisiche descritte nel primo paragrafo (di seguito denominati “voi”, “vostro”, “vostra”, a seconda dei casi).

Cosa troverai in questo documento

La presente Politica descrive le pratiche del Gruppo per raggiungere un elevato standard di protezione dei dati, indipendentemente dall’ubicazione dell’entità del Gruppo con cui avete a che fare.

• Le finalità – ovvero per quali motivi o obiettivi – il Gruppo tratta i vostri dati personali;
• Quali categorie di dati personali il Gruppo può essere indotto a trattare;
• Le basi legali, ossia su quali basi e quali sono le giustificazioni che consentono al Gruppo di trattare i vostri dati personali;
• Da quale fonte provengono o sono stati raccolti i dati personali;
• I destinatari che possono ricevere o avere accesso ai dati personali, ossia le persone o le entità autorizzate a cui il Gruppo può divulgare i vostri dati personali;
• L’ubicazione dei vostri dati personali, ossia dove il Gruppo e le sue parti autorizzate possono trattare i vostri dati personali;
• La sicurezza, ossia quali misure di sicurezza il Gruppo attua per proteggere i vostri dati personali;
• Il periodo di conservazione, ossia per quanto tempo i vostri dati vengono conservati dal Gruppo e/o qual è l’approccio del Gruppo per definire il periodo di conservazione dei vostri dati personali;
• Quali sono i vostri diritti sui vostri dati personali e come potete esercitarli;
• come contattare il Gruppo in caso di domande o dubbi sulla presente Politica o sui vostri dati personali.

Validità ed evoluzione di questa Policy

La presente Informativa viene comunicata all’utente individualmente con qualsiasi mezzo appropriato ed è disponibile in qualsiasi momento sul nostro sito web.

La presente Informativa sulla privacy può essere modificata di frequente per tenere conto di eventuali modifiche legislative o regolamentari, di cambiamenti tecnici, economici o di altri cambiamenti significativi.

Cosa sono i dati personali e il loro trattamento?

I dati personali sono tutte le informazioni relative a una persona fisica identificata o identificabile, indipendentemente dal luogo in cui si trova. Ciò significa che i dati che vi identificano direttamente – come il vostro nome, cognome, foto – sono dati personali, e anche i dati che non vi identificano direttamente, ma che possono essere utilizzati per identificarvi – come qualsiasi identificatore, informazioni di login – sono dati personali.

Alcuni esempi di dati personali:

• Informazioni sull’identità (nome, e-mail, indirizzo, numero di telefono, ecc.);
• Dati sulla vita personale (stato civile, figli, ecc.);
• Dati sulla vita professionale (qualifiche, competenze, posizione, curriculum, ecc.);
• Dati di connessione (ID, password, ecc.);
• Immagini;
• Registrazioni audio;
• Post sui social media;
• Dati sulla posizione (gestione dei badge, ecc.);
• Messaggi (e-mail, testi, ecc.);
• Dati bancari (RNL, fatture, ecc.).

Per trattamento si intende qualsiasi azione eseguita sui dati personali, come ad esempio: raccolta, organizzazione, messa a disposizione, adattamento, cancellazione o distruzione, trattamento dei supporti, consultazione, divulgazione, conservazione, limitazione dell’uso o dell’accesso, accesso remoto, registrazione, strutturazione, allineamento, combinazione, abbinamento, recupero, con qualsiasi mezzo e in qualsiasi formato (sia cartaceo che elettronico).

Chi è il responsabile del trattamento dei vostri dati personali??

Finalità: l’uso dei dati personali da parte del Gruppo

• Gestione dei fornitori: trattamento del rapporto contrattuale (nome, cognome, indirizzo postale e di posta elettronica del referente e dell’interveniente, dati finanziari associati al rapporto contrattuale, fatture, ), referenze, comunicazioni con il referente e l’interveniente fino al termine del processo di costruzione del rapporto
• Managing recruitment: gestione delle candidature (curriculum, lettere di candidatura), referral, comunicazioni con i candidati, follow-up delle candidature fino al completamento del processo di assunzione;
• Effettuare la comunicazione esterna e interna per i nostri eventi: identificare i singoli punti di contatto per la comunicazione o gli eventi; includere informazioni su di voi in campagne pubblicitarie o di comunicazione (previa vostra approvazione); ecc;
• Adempiere agli obblighi legali o normativi che si applicano al Gruppo (come la regolamentazione sui gestori di fondi di investimento alternativi, ecc;
• Gestire le operazioni commerciali interne: gestire le relazioni professionali e gli scambi o le comunicazioni con i partner commerciali (fornitori, clienti, potenziali clienti, ecc.);
• Gestione della corporate governance e degli obblighi di compliance: gestione di elenchi specifici di soggetti legati alla corporate governance (deleghe e/o poteri) e agli obblighi o impegni legali (elenchi di insider, conflitti di interesse);
• Gestione dei locali professionali e della fornitura di servizi in loco: gestione dei sistemi di controllo degli accessi (compresi i badge);
• Garantire la sicurezza fisica delle persone, dei beni e delle proprietà del Gruppo (controllo degli accessi, TVCC, sicurezza fisica e gestione delle strutture, ecc.); effettuare il controllo degli ingressi/uscite dagli edifici; gestire le presenze e i tassi di occupazione dei locali per la sicurezza e la gestione delle strutture;
• Rispondere a richieste di autorità amministrative o giudiziarie, in conformità alle leggi vigenti; ottemperare a citazioni in giudizio, registrazioni obbligatorie o procedimenti legali;
• Proteggere i nostri diritti e interessi; proteggere la salute, la sicurezza e l’incolumità delle persone che lavorano all’interno delle sedi del Gruppo; effettuare audit interni; gestire i nostri beni; implementare controlli e sistemi aziendali; gestire l’amministrazione aziendale (finanza e contabilità, monitoraggio e prevenzione delle frodi); mantenere la sicurezza dei nostri servizi e delle nostre operazioni; proteggere i nostri diritti, la nostra sicurezza o la nostra proprietà, permettendoci di perseguire i rimedi disponibili o di limitare i danni che potremmo subire, se necessario; proteggerci da possibili azioni fraudolente;
• Rispondervi quando compilate un modulo di contatto o quando navigate sul nostro sito web: ci fornite il vostro nome e cognome, l’indirizzo postale, l’azienda per cui lavorate o che rappresentate, l’indirizzo e-mail e il numero di telefono e i dettagli della richiesta che ci state inviando. Alcuni dati possono essere raccolti automaticamente, tra cui informazioni tecniche, dati anonimi raccolti dal server di hosting a fini statistici, indirizzo IP, tipo di browser, fuso orario…

Quali dati personali raccoglie il gruppo?

Il Gruppo raccoglie ed elabora solo dati personali adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario in relazione agli scopi per cui vengono elaborati, come descritto sopra.

Quando si intraprende un rapporto di lavoro o di affari con il Gruppo, ci si candida per un lavoro offerto dal Gruppo o si forniscono prodotti o servizi al Gruppo, il Gruppo può raccogliere una serie di dati personali, tra cui:

• Informazioni sull’identità:  informazioni che consentono l’identificazione di persone fisiche (ad esempio, nome e cognome, data e luogo di nascita, nazionalità, sesso, distinzioni, dati relativi a passaporto, carta d’identità, visto o titolo di residenza, foto o immagini);
• Dati sulla vita professionale: informazioni relative all’occupazione passata e presente, come ad esempio:
  • Formazione e istruzione: CV (ad esempio, livello di istruzione, settore e istituto; valutazioni delle competenze, capacità e competenze, licenze e certificazioni professionali; corsi di formazione);
  • Impiego passato: esperienza professionale, storia lavorativa e lettere di raccomandazione, referenze e verifiche;
  • Servizio prestato presso il Gruppo: data di inizio e fine del servizio, descrizione del servizio, informazioni di contatto dell’azienda (indirizzo dell’azienda, indirizzo e-mail, numero di telefono dell’azienda, numero di fax dell’azienda, ecc;)
  • Numero di identificazione del fornitore, titolo di lavoro, posizione/grado, ecc.
• Dati di connessione: questa categoria di dati riguarda le informazioni relative all’utilizzo da parte dell’utente delle risorse tecnologiche e degli strumenti forniti dal Gruppo ai fini del servizio e può includere, ad esempio, indirizzi IP, dati di identificazione della rete (numeri di identificazione, login, password), registri di connessione, hardware e software utilizzati, attività svolte, utilizzo dei dati, siti web consultati, ecc;
• Dati relativi all’ubicazione: questa categoria di dati riguarda le informazioni relative alla posizione geografica delle persone e può includere, ad esempio, informazioni relative ai badge (utilizzo di badge per entrare e/o uscire dai locali);
• Informazioni finanziarie ed economiche: questa categoria di dati riguarda le informazioni che possono essere raccolte in relazione allo stato finanziario o alle informazioni bancarie delle persone che agiscono per conto dei fornitori di servizi, che possono includere dati di fatturazione, dati di conti bancari, ecc;
• Dati biometrici: questa categoria di dati personali riguarda le informazioni biometriche relative alle persone, come, ad esempio, le impronte digitali, il riconoscimento facciale, ecc. (quando tali dati sono raccolti dal Gruppo che ha l’obbligo o il permesso, a livello locale, di raccoglierli in conformità con la legislazione applicabile).

Alcune delle categorie di dati personali sopra elencate possono essere qualificate come categorie “sensibili” o “speciali” di dati personali a causa della loro natura particolarmente sensibile in materia di diritti e libertà fondamentali. Tali dati devono pertanto beneficiare di una protezione specifica. Il trattamento di tali dati può anche essere limitato, ristretto o vietato in alcune giurisdizioni. Il Gruppo tratterà tali dati solo se richiesto o autorizzato dalle leggi applicabili e garantirà la tutela dei diritti e delle libertà dell’utente in ogni circostanza.

La base giuridica: Su quali basi il Gruppo tratta i vostri dati personali?

Affinché il trattamento sia lecito, i dati personali devono essere trattati su una base legittima. Qualsiasi trattamento di dati personali effettuato dal Gruppo si basa su una base giuridica adeguata, come specificato di seguito.

In pratica, una base giuridica può essere utilizzata per una o più finalità di trattamento dei dati (come specificato nella sezione 4).

Per i candidati: Il trattamento dei dati personali relativi alla gestione del reclutamento si basa sull’esecuzione delle fasi necessarie prima della stipula del contratto con i candidati.
Per i fornitori : Il trattamento dei dati personali relativi alla gestione del rapporto contrattuale si basa sull’esecuzione del contratto.

Indipendentemente dallo status delle persone interessate: Alcune finalità di trattamento possono basarsi su un obbligo legale a cui il Gruppo è soggetto:

• Protezione della sicurezza e della salute;
• Formalità richieste dalla lotta contro le frodi e/o la corruzione; svolgimento di indagini interne, audit o altre procedure interne obbligatorie;
• Gestione della governance aziendale e degli obblighi di conformità;
• Rispondere a richieste di autorità amministrative o giudiziarie.

Alcune finalità di trattamento possono anche basarsi sui legittimi interessi perseguiti dal Gruppo, a condizione che tali interessi non prevalgano sui vostri diritti e libertà fondamentali che richiedono la protezione dei dati personali:

• Gestione dell’onboarding e dell’off-boarding;
• Proteggere la vostra sicurezza e la vostra salute;
• Realizzare la comunicazione esterna e interna per i nostri eventi;
• Organizzare azioni sociali e culturali;
• Valutare e condurre transazioni e operazioni commerciali;
• Gestire le sedi professionali e la fornitura di servizi in loco;
• Garantire la sicurezza fisica delle persone, delle proprietà e dei beni del Gruppo;
• Proteggere i diritti e gli interessi del Gruppo (come specificato nella Sezione 4).

La fonte dei dati personali: Da dove provengono i vostri dati personali?

Il Gruppo di solito raccoglie direttamente i dati personali dall’utente, ad esempio quando quest’ultimo fornisce volontariamente i dati personali nell’ambito delle proprie mansioni o nel contesto della propria attività nei confronti del Gruppo, oppure quando il Gruppo richiede all’utente di fornire i dati personali per le finalità sopra descritte. Ciò avviene anche quando utilizzate gli strumenti, i software, le applicazioni e i siti web che il Gruppo mette a vostra disposizione.

Il Gruppo raccoglie alcuni dati personali specifici automaticamente, ad esempio quando segue le vostre interazioni con i nostri siti web, piattaforme, applicazioni e servizi attraverso alcune tecnologie, come i cookie o altri dispositivi di tracciamento.

Il Gruppo può anche raccogliere dati personali in conformità alla legge applicabile da fonti pubblicamente disponibili, compresi i dati personali da voi pubblicati in tutti i supporti (pubblicazioni scientifiche o di altro tipo, conferenze, webinar, profilo pubblico nei social network, ecc.)

l Gruppo può ottenere legalmente dati personali da terze parti, ad esempio da individui e organizzazioni che detengono informazioni relative al vostro CV, alle vostre referenze o alla vostra candidatura a lavorare con noi, come datori di lavoro attuali e passati, educatori e organismi d’esame e agenzie di collocamento e reclutamento; da autorità pubbliche (ad esempio, amministrazione fiscale, ecc.). In tal caso, in genere riceviamo tali dati personali da terze parti autorizzate a farlo nell’ambito delle loro politiche sulla privacy o in conformità alla legge e/o al contratto che abbiamo stipulato con loro.

Condivisione dei dati personali da parte del Gruppo: Chi può avere accesso ai vostri dati personali?

Il Gruppo non condivide i dati personali con terzi per i propri scopi di marketing.

A seconda del tipo di dati personali e dello scopo del trattamento, l’accesso può essere concesso alle seguenti terze parti autorizzate:

• Sienna Investment Managers S.A. e le sue società controllate e affiliate ;
• Il personale del Gruppo specificamente interessato allo svolgimento della propria missione, tra cui: i manager e i dirigenti di livello superiore, i dirigenti, il personale dei team HR, IT, Audit, Finanza, Legale e Compliance;
• Fornitori di servizi selezionati che agiscono su nostre istruzioni per l’hosting dei dati, l’analisi dei dati, l’elaborazione dei pagamenti, l’evasione degli ordini, l’organizzazione di viaggi ed eventi, la fornitura di servizi e attrezzature informatiche, l’assistenza ai clienti, l’invio di e-mail, la revisione contabile (tra cui Workday, Dealcloud e Microsoft Azure);
• Autorità giudiziarie o amministrative, come richiesto dalle leggi applicabili, comprese quelle al di fuori del paese di residenza dell’utente; autorità fiscali, di controllo, sanitarie o di altro tipo, quando riteniamo in buona fede che la legge o altre normative ci impongano di condividere questi dati personali (ad esempio, a causa di una richiesta da parte di un’autorità fiscale o in relazione a qualsiasi controversia prevista);
• Potenziali acquirenti e altri soggetti interessati in caso di fusioni, operazioni di ristrutturazione legale quali acquisizioni, joint venture, cessioni, spin-off o dismissioni;
• I nostri consulenti professionali, come i nostri commercialisti, revisori, avvocati, banchieri, assicuratori e altri consulenti, nonché i governi, le agenzie governative, gli enti normativi e le autorità preposte all’applicazione della legge nei paesi in cui operiamo;
• Istituti bancari e qualsiasi terza parte che detenga informazioni relative ai vostri dati finanziari, come organizzazioni finanziarie, agenzie di riferimento per il credito e agenzie di recupero crediti.

Ubicazione dei dati personali: Dove possono essere trasferiti i vostri dati personali?

Il Gruppo è un’organizzazione multinazionale con affiliate, partner e collaboratori  situati in vari paesi del mondo. Per questo motivo, il Gruppo potrebbe aver bisogno di trasferire (tramite comunicazione, accesso, visualizzazione, archiviazione…) i vostri dati personali in giurisdizioni diverse da quella di appartenenza, anche in paesi in cui le normative sui dati personali potrebbero non garantire lo stesso livello di protezione.

Laddove richiesto dalle legge, il Gruppo implementerà le opportune misure di tutela (come le Clausole contrattuali standard della Commissione Europea adottate il 4 giugno 2021, laddove si applica il GDPR) per garantire che tutti i trasferimenti transfrontalieri siano conformi alle norme applicabili.

Sicurezza dei dati: come il Gruppo protegge i vostri dati personali?

La protezione dei dati personali dipende in larga misura dalle misure di sicurezza implementate.

Il Gruppo ha implementato e mantiene una serie di misure tecniche e organizzative per garantire l’integrità e la riservatezza dei vostri dati personali da accessi, usi e divulgazioni non autorizzati, in conformità con la Politica di sicurezza informatica disponibile sul nostro sito web.

Tali misure tengono conto dello stato dell’arte, dei costi di attuazione e della natura, dell’ambito, del contesto e delle finalità del trattamento, nonché del rischio e della gravità per i diritti e le libertà delle persone.

In particolare, sono state adottate misure per:

• garantire la sicurezza fisica dei locali e delle attrezzature;
• controllare l’accesso al sistema informativo
• garantire la sicurezza delle postazioni di lavoro e delle comunicazioni;
• tracciare gli accessi e gestire e risolvere gli incidenti di sicurezza;
• sensibilizzare gli utenti sui temi della sicurezza e della privacy.

Periodo di conservazione: Per quanto tempo il Gruppo conserverà i vostri dati personali?

In conformità alle leggi vigenti, il Gruppo si impegna a conservare i vostri dati personali solo per il tempo necessario a raggiungere lo scopo per cui sono stati raccolti, a rispondere alle vostre richieste o a soddisfare gli obblighi legali del Gruppo.

Per determinare tale durata, il Gruppo prende in considerazione in particolare i seguenti elementi:

• La durata del vostro contratto/rapporto con il Gruppo o del contratto in vigore tra il Gruppo e la vostra organizzazione;
• Il tempo necessario per elaborare la vostra richiesta o il vostro reclamo;
• Il vostro interesse a rimanere in contatto con il Gruppo;
• La necessità di mantenere una certa cronologia delle vostre interazioni o delle interazioni della vostra organizzazione con il Gruppo, per la gestione del nostro rapporto commerciale o per scopi amministrativi;
• Obblighi legali o normativi del Gruppo (ad esempio, obblighi fiscali e contabili).

Una volta scaduto il periodo di conservazione dei dati, il Gruppo attuerà procedure per eliminare o rendere anonimi i dati personali.

I vostri dati personali in qualità di candidati saranno conservati per il periodo necessario al processo di assunzione. Previo consenso dell’interessato, i suoi dati personali saranno conservati dal Gruppo al fine di valutare altre posizioni che potrebbero essere adatte a lui per il periodo massimo previsto dalla legislazione applicabile a partire dalla data della decisione di rifiuto del Gruppo.

Quali sono i vostri diritti sui vostri dati personali??

Il Gruppo si impegna a fornirvi una serie di diritti sui vostri dati personali, in conformità con le nostre regole interne.

Le condizioni per l’esercizio di tali diritti possono variare a seconda delle leggi e dei regolamenti applicabili.

Tali diritti possono essere limitati in base alle leggi e ai regolamenti applicabili, agli obblighi legali del Gruppo, ai diritti di terzi o alla protezione degli interessi legittimi del Gruppo. Se del caso, sarete informati dei motivi per cui il Gruppo non ha potuto soddisfare in tutto o in parte la vostra richiesta.

Il Gruppo vi informa che avete il diritto di:

• avere accesso, su semplice richiesta, ai vostri dati personali – nel qual caso potrete ricevere una copia di tali dati, a meno che tali dati non siano messi direttamente a vostra disposizione, ad esempio all’interno del vostro account personale, sulla rete intranet del Gruppo o su altri portali a cui avete accesso;
• ottenere la rettifica dei propri dati personali qualora questi risultino inesatti, incompleti o obsoleti
• ottenere la cancellazione (“diritto all’oblio”) dei vostri dati personali qualora (i) non siano più necessari in relazione alle finalità per cui sono stati raccolti; (ii) revochiate il consenso su cui si basa il trattamento (ove pertinente); (iii) abbiate esercitato il diritto di opporvi al trattamento e non sussistano motivi legittimi prevalenti per il trattamento; (iv) i dati personali siano stati trattati illecitamente; (v) i dati personali debbano essere cancellati per adempiere a un obbligo legale
• revocare il consenso al trattamento dei dati senza pregiudicare la legittimità del trattamento, qualora i dati personali siano stati raccolti e trattati sulla base del consenso;
• di opporsi al trattamento dei vostri dati personali, qualora i vostri dati personali siano stati raccolti e trattati sulla base di interessi legittimi del Gruppo, nel qual caso dovrete giustificare la vostra richiesta spiegandoci la vostra situazione particolare;
• alla limitazione del trattamento dei dati solo (i) nel caso in cui l’esattezza dei dati personali sia contestata da voi; (ii) nel caso in cui il trattamento sia illegittimo e voi vi opponiate alla cancellazione dei dati personali; (iii) nel caso in cui il Gruppo non abbia più bisogno dei dati personali per le finalità del trattamento, ma voi ne abbiate bisogno per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di pretese legali; (iv) vi siate opposti al trattamento ai sensi del paragrafo precedente in attesa di verificare se i motivi legittimi del Gruppo prevalgono sui vostri;
• ricevere i vostri dati personali o trasmetterli a terzi di vostra scelta in un formato standardizzato, ove tecnicamente possibile e solo se il trattamento è basato sul vostro consenso o su un contratto.

Se desiderate esercitare uno di questi diritti, potete contattarci come descritto nella Sezione 13 “Contatti/Domande sulla privacy” qui di seguito e noi adotteremo le misure necessarie per rispondere nel più breve tempo possibile.

Potete anche presentare un reclamo presso un’autorità competente per la protezione dei dati in merito al trattamento dei vostri dati personali. Sebbene vi consigliamo di contattare preventivamente il Gruppo, potete rivolgervi direttamente all’autorità competente per la protezione dei dati della vostra giurisdizione.

Contatti / Domande sulla privacy